Een fusie, overname, een aangepaste bedrijfsstrategie of bezuinigingen. Veranderingen binnen organisaties vergen behoorlijk wat van communicatieadviseurs.  De uitdaging ligt erin om met communicatie de verandering ook echt te verankeren binnen de organisatie. Dat vraagt om een strategische blik en een lange adem. Daarom 8 tips voor de communicatie adviseur.

  • Zorg voor 100% steun vanuit het topmanagement voor het communicatieprogramma. Ga daarin niet voor minder. Het is essentieel dat het topmanagement voorop loopt in de verandering en zichtbaar voorbeeldgedrag laat zien. De implicaties daarvan voor het topmanagement reiken soms verder dan vooraf gedacht. Zorg dat glashelder is wat er van de manager wordt verwacht en waarom.
  • Zoek aansluiting met HR. Beoordelingssystematieken en beloningssystemen moeten aangepast zijn op de nieuwe situatie. Vaak wordt er in de praktijk toch nog op oude waarden gestuurd.
  • Plan kortetermijn doelen. Bouw in de communicatie ook voldoende mogelijkheid in om het behalen van de kortetermijn doelstellingen te vieren. Ook als er weer ander groot nieuws is en de aandacht langzaam weer wegebt.
  • Houd aandacht voor het middenmanagement en ondersteun het door naast tools ook coaching te bieden. Het middenmanagement heeft een cruciale rol in de doorvertaling en de bestendiging van de verandering. Vaak zijn managers in het middenkader zich daar onbewust van of voelen ze zich niet capabel of geïnformeerd genoeg om de boodschap over te brengen. Coaching kan ze helpen hun tools beter in te zetten.
  • Maak gebruik van informele communicatie. Zet informele kanalen in om belevingen te delen en de dialoog aan te gaan. Niet om eenzijdig het corporate verhaal te zenden.
  • Wees voorzichtig in het gebruik van metaforen. Het zijn krachtige communicatiemiddelen die vaak worden gebruikt in tijden van verandering. Maar waar bepaalde symbolen voor de ene groep heel betekenisvol zijn, zijn ze dat voor de andere groep niet. Of ze roepen, in een erger geval, zelfs weerstand op.
  • Maak gebruik van de vrije ruimte. Laat medewerkers binnen de nieuwe kaders zoveel mogelijk zelf invulling en betekenis geven aan de nieuwe situatie. Stimuleer en faciliteer. Spreek medewerkers aan op hun creativiteit en verantwoordelijkheid. Van hieruit ontstaat betere acceptatie en wellicht zelfs wel  nieuwe verbondenheid met de organisatie.
  • Wees geduldig en vasthoudend. Het duurt lang voordat nieuw gedrag in de organisatie is ingebed. De aandacht zal verslappen. Het is de taak van de communicatie adviseur om het vuur op alle niveaus in de organisatie aan te houden.

Marjolein Rigter is account director en trainer bij Porter Novelli Nederland.